実際にあったFormsの間違った使い方を紹介！これでは、業務効率化できてない！

私が働く鉄道会社で起こった非業務効率化のお話です。
今回はFormsの間違った使い方のご紹介です。

第２弾も公開中ですのでもしよろしければ合わせてご覧ください。

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実際にあったFormsの使い方

私の職場は約200人います。
そこで、とある書類を提出することになりFormsで本社に送るように指示が来ておりました。

社員1人がPDF化し、それを管理者に提出します。
その後、管理者がFormsで本社に提出する形です。

さてこれが何が問題なのでしょうか？

Formsを使用することはいいことだが、用途が違う気がする・・・。

「Formsの送信回数を2～3回にすること」と指示が来ていること

Microsoft365 を使用しているのに、PDFを統合しなくてはいけない

SharePoint上に共有ファルダ―を作成し、アップロードさせる

他の社員のPDFを見ることができる
制限付きビューで権限を変更することで制御することはできる。

「コンテンツタイプの管理を許可する」を使用することで、本人と権限が付与されている社員（管理者等）見れないようにできる

SharePointリストを使用することで、管理・集計時にPower Automateで自動化することも容易にできます！

Microsft365 を使用することで業務効率化が進めることができますが、間違った使い方によって非業務効率化することになります。

こうした問題は、やはり詳しくない社員が知ってる機能だけでやろうとするのが問題であり、周りが指摘しあうことで改善できると思います。