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実際にあったFormsの間違った使い方を紹介!これでは、業務効率化できてない!

この記事は約2分で読めます。

私が働く鉄道会社で起こった非業務効率化のお話です。

今回はFormsの間違った使い方のご紹介です。

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実際にあったFormsの使い方

私の職場は約200人います。
そこで、とある書類を提出することになりFormsで本社に送るように指示が来ておりました。

社員1人がPDF化し、それを管理者に提出します。
その後、管理者がFormsで本社に提出する形です。

※イメージ図です。

さてこれが何が問題なのでしょうか?

指示事項

Formsを使用して提出すること

Formsを使用することはいいことだが、用途が違う気がする・・・。

Formsの送信回数を2~3回にすること

「Formsの送信回数を2~3回にすること」と指示が来ていること

提出人数が多い場合は、PDFを統合しFormsにアップロードすること

Microsoft365 を使用しているのに、PDFを統合しなくてはいけない

問題点

  • 使用用途もわからずただFormsを使用したがっている
  • Formsのファイルアップロードは、最大10個までという条件がある
  • Formsの送信回数に制限がある
  • PDF統合を前提としている提出方法
  • 集計側も1つずつExcelファイルとにらめっこしなくてはならない

改善点

SharePointのドキュメントライブラリを使用する方法

SharePoint上に共有ファルダ―を作成し、アップロードさせる

他の社員のPDFを見ることができる
制限付きビューで権限を変更することで制御することはできる。

SharePointリストを使用して社員一人ひとりに提出させる

「コンテンツ タイプの管理を許可する」を使用することで、本人と権限が付与されている社員(管理者等)見れないようにできる

SharePointリストを使用することで、管理・集計時にPower Automateで自動化することも容易にできます!

まとめ

Microsft365 を使用することで業務効率化が進めることができますが、間違った使い方によって非業務効率化することになります。

こうした問題は、やはり詳しくない社員が知ってる機能だけでやろうとするのが問題であり、周りが指摘しあうことで改善できると思います。

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