【Forms】実際にあったFormsの間違った使い方を紹介！これが現鉄道会社で起きている問題！解決策もしっかりとご紹介

私が働く鉄道会社で起こった非業務効率化のお話です。

今回は第2弾目のFormsの間違った使い方のご紹介です。
前回の間違った使い方のご紹介はこちらからご覧ください。

2023年2月8日 実際にあったFormsの間違った使い方を紹介！これでは、業務効率化できてない！

【パターン１】匿名回答収集方法を知らない（匿名ではないアンケートを作りたがる）

こちらのアンケートをご覧ください。
サブタイトルに「アンケートは匿名で行われます。　Formsの性質上、メールアドレスの取得を行いますが匿名で収集し目的以外では使用しません。」と表示されています。

【問題点１】匿名ではない

このように表示されている場合は匿名ではありません。
必ずメールアドレスが取得されます。

【問題点２】あきらかなウソをつく

「Formsの性質上…」とFormsに機能がないような表記をしています。

実際にはしっかりと匿名で回答を収集する方法があります。

設定の「すべてのユーザーが回答可能」を選択するとユーザー名が「匿名」または「anonymous」と表示されます。

【パターン２】クイズで記述式を使う（回答が長文）

この程度の文字量なら回答できると思います。
しかし、この記述式は「一言一句、ひらがな、カタカナ、漢字」などすべて合っている必要があります。

【問題点】クイズになるべく記述式はいれない

記述式は回答者によって異なることが多いので基本的には選択式にすることをおすすめします。

【パータン３】Officeユーザー情報から取得できる情報を回答させる

このような回答者の職場を答えさせる謎文化があります。

【問題点】すでにあるデータを入力させるアンケート

匿名ではないアンケートはメールアドレスからOfficeユーザー情報から職場を特定することが出来ます。（あらかじめシステム管理者が登録している場合）

この情報をPower Automateを使用して、アンケート結果のExcelシートに役職と職場を挿入することも可能です。

確かに、集計側は楽ですけど、ユーザーも楽にならなきゃDXなんて夢の夢です。

【パータン４】アンケートしただけで満足

今ではDXが各企業進んできています。
紙からデータへ、共有の仕方も変わってきています。それはアンケートでも同じです。

【問題点】収集だけ、回答は共有しない、利用方法不明

私が働いてる鉄道会社では、Formsでアンケートする割（使いたがりだけな気がしなくもない）には結果を全くと言っていいほど共有されません。さらにはどこにアンケートを使っているのか定かではありません・・・。

これでは紙の時と変わっていないのは一目瞭然です・・・。